Tool kaufen oder selbst entwickeln? Eine ehrliche Rechnung

Die Standardantwort lautet: Kauf das fertige Tool. In den meisten Fällen ist das auch richtig, und ich sage das regelmäßig in Gesprächen, in denen ich eigentlich ein Projekt verkaufen könnte. Es gibt allerdings einen Punkt, ab dem die Rechnung kippt, und der wird fast immer zu spät bemerkt.

Zu spät heißt: wenn die Lizenzkosten längst wehtun, drei Tools nebeneinander laufen und trotzdem jemand jeden Morgen Daten von Hand überträgt. Bis dahin ist der Aufwand für einen Wechsel gewachsen, und alle bleiben aus Trägheit bei dem, was da ist.

Was in der Kauf-Rechnung fehlt

Der Monatspreis ist der kleinste Posten. Was dazukommt, steht in keinem Preisvergleich.

• Preis pro Nutzer. 39 € klingen harmlos. Bei zwölf Leuten sind es 5.600 € im Jahr, und zwar jedes Jahr, mit Preiserhöhung. Jeder neue Mitarbeiter erhöht die Rechnung, bevor er den ersten Euro erwirtschaftet hat.
• Die Zusatzmodule. Genau die Funktion, die du brauchst, steckt erfahrungsgemäß im nächsthöheren Tarif. Der Sprung dorthin kostet selten zehn Prozent, sondern eher das Doppelte.
• Die Anpassung an deinen Ablauf. Entweder du beugst deinen Prozess an das Tool oder du zahlst für Customizing. Beides kostet, nur an unterschiedlichen Stellen, das eine im Angebot und das andere in der täglichen Reibung.
• Die Schnittstellen. Wenn das Tool nicht mit deinen anderen Systemen spricht, entsteht genau die Copy-and-paste-Arbeit, die du eigentlich loswerden wolltest. Diese Stunden tauchen in keiner Softwarerechnung auf, aber sie sind da.
• Die Einführung. Migration, Schulung und die Wochen, in denen alles langsamer geht. Das fällt einmalig an, ist aber real, und bei jedem Anbieterwechsel wieder fällig.
• Der Ausstieg. Deine Daten liegen bei jemand anderem. Wie leicht du sie wieder herausbekommst, entscheidet sich, wenn es zu spät ist: Ein Export, der nur PDFs liefert, ist kein Export.

Was in der Eigenbau-Rechnung fehlt

Auf der anderen Seite wird genauso schöngerechnet. Wer eigene Software nur mit dem Entwicklungspreis ansetzt, vergisst die Hälfte.

• Betrieb und Wartung. Hosting, Updates, Sicherheitspatches. Wenig Geld, aber niemals null.
• Änderungen. Dein Geschäft ändert sich, die Software muss mit. Das ist kein Fehler im Projekt, sondern der Normalfall, und der Posten, den man dauerhaft einplanen sollte.
• Der Bus-Faktor. Software, die nur eine Person versteht, ist ein Risiko. Ordentliche Dokumentation und lesbarer Code sind kein Luxus, sondern die Versicherung dagegen.
• Deine eigene Zeit. Bei einer Eigenentwicklung musst du entscheiden, testen und Feedback geben. Das ist gut investiert, aber es ist Zeit, und sie fällt genau in den Wochen an, in denen ohnehin viel los ist.
• Die Dinge, die ein Standardtool nebenbei mitbringt. Rechteverwaltung, Protokolle, Backups, Passwort-vergessen-Funktion. Nichts davon ist spektakulär, alles davon muss existieren.

Die drei Fälle, in denen sich Eigenentwicklung wirklich rechnet

Standardsoftware ist die richtige Wahl für Aufgaben, die alle gleich machen. Eigene Software lohnt sich dort, wo du bewusst anders arbeitest.

Ein Rechenbeispiel mit echten Zahlen

Nehmen wir einen Betrieb mit zwölf Leuten. Zwei Tools für denselben Ablauf kosten zusammen 480 € im Monat, macht 5.760 € im Jahr. Weil die beiden nicht miteinander sprechen, überträgt jemand täglich eine halbe Stunde Daten, also 2,5 Stunden die Woche und 125 Stunden im Jahr, bei 60 € internem Stundensatz also 7.500 €. Der Ist-Zustand liegt damit bei rund 13.000 € pro Jahr.

Eine eigene Anwendung für genau diesen Ablauf liegt sagen wir bei 14.000 € einmalig, plus 2.500 € im Jahr für Betrieb und Änderungen. Im ersten Jahr ist das teurer. Ab dem zweiten kostet der Ablauf 2.500 statt 13.000 €. Der Punkt, ab dem sich die Entscheidung gedreht hat, liegt bei etwa 16 Monaten.

Die Zahlen sind erfunden, die Struktur ist es nicht. Interessant ist, was die Rechnung dominiert: nicht die Lizenzkosten, sondern die Handarbeit dazwischen. Wer nur Tarife vergleicht, vergleicht den kleineren Teil.

Fünf Fragen an den Anbieter, bevor du unterschreibst

Wenn die Entscheidung fürs fertige Tool fällt, und das tut sie oft und zu Recht, entscheiden diese fünf Punkte darüber, ob du in zwei Jahren noch zufrieden bist.

• Wie bekomme ich meine Daten wieder heraus? Vollständig, maschinenlesbar, jederzeit. Nicht auf Anfrage und nicht als PDF.
• Was kostet der nächste Nutzer, und was kostet er in drei Jahren? Preisstaffeln und Erhöhungsklauseln stehen im Vertrag, nicht auf der Website.
• Gibt es eine offene Schnittstelle? Ohne API bleibt jede spätere Verbindung Handarbeit, und du zahlst sie in Stunden statt in Euro.
• Was passiert bei Ausfall oder Übernahme? Kleine Anbieter werden gekauft, Produkte werden eingestellt. Die Frage ist nicht, ob das vorkommt, sondern was dann mit deinen Daten passiert.
• Wie lange binde ich mich? Ein Jahr Laufzeit ist üblich, drei Jahre sind ein Argument für einen Rabatt und ein Argument gegen die Flexibilität, die du vielleicht brauchst.

Der dritte Weg, der oft übersehen wird

Die Entscheidung ist selten entweder-oder. Häufig ist die beste Lösung eine Mischung: Standardtools für das, was Standard ist, also Buchhaltung, Mail und Kalender, und ein kleines eigenes Stück Software genau an der Stelle, an der dein Ablauf besonders ist. Dazu ein paar Automationen, die alles miteinander verbinden.

Das ist meistens deutlich günstiger als ein großes Eigenbau-Projekt und deutlich weniger nervig als fünf Tools, zwischen denen jemand von Hand Daten überträgt. Es hat außerdem einen Nebeneffekt: Der selbst gebaute Teil ist klein genug, dass man ihn versteht, ändert und im Zweifel auch wieder ersetzt.

„Eigene Software“ heißt in diesem Zusammenhang übrigens nicht, ein System zu bauen, das alles kann. Es heißt: eine Oberfläche, ein Ablauf, eine Nutzergruppe. Die Projekte, die entgleisen, sind fast immer die, bei denen jemand versucht hat, ein Standardtool nachzubauen.

So rechnest du es in zehn Minuten durch

Nimm die Lizenzkosten aller Tools für den betroffenen Ablauf mal zwölf. Addiere die manuelle Arbeit, die trotzdem übrig bleibt, also Stunden pro Woche mal deinem internen Stundensatz mal 50. Diese Summe ist deine jährliche Ist-Rechnung.

Vergleiche sie mit den einmaligen Entwicklungskosten plus etwa 15 bis 20 Prozent davon pro Jahr für Betrieb und Änderungen. Wenn sich die Eigenentwicklung in unter zwei Jahren amortisiert, ist die Entscheidung meistens klar. Bei drei Jahren und mehr bleibt es beim fertigen Tool.

Zwei Ergänzungen zu dieser Rechnung. Erstens solltest du die Fehler mitzählen, die durch Handarbeit entstehen, also die falsch übertragene Zahl und die vergessene Nachfrage. Zweitens rechnest du besser nicht mit dem Team von heute, sondern mit dem in zwei Jahren. Beide Punkte verschieben das Ergebnis fast immer in dieselbe Richtung.

Und wenn du dich nicht entscheiden kannst

Dann automatisiere zuerst. Ein paar Verbindungen zwischen den Tools, die du schon hast, kosten einen Bruchteil einer Eigenentwicklung und zeigen innerhalb weniger Wochen, wo der Ablauf wirklich hakt. Was danach noch stört, ist ein sehr präzises Lastenheft und deutlich billiger, als vorher zu raten.