Was eine Automation wirklich kostet
Im Angebot steht eine Zahl für den Aufbau. Die Rechnung, die am Ende zählt, hat vier Posten, und drei davon tauchen erst auf, wenn der Ablauf ein Jahr läuft.
1. September 2026 · 10 Min. LesezeitLEISTUNG 02 — AUTOMATIONEN
Prozessautomatisierung für die Arbeit, die sich jede Woche wiederholt.
Angebote schreiben, Rechnungen ablegen, Mails sortieren, Daten von A nach B kopieren: Ich baue Automationen, die diese und noch viele weitere Aufgaben übernehmen. Mit n8n, Make, Zapier oder eigenem Code, angebunden an die Tools, die du schon nutzt.
48h erste ErgebnisseFestpreis pro AutomationEin AnsprechpartnerDSGVO von Anfang an
PROZESSAUTOMATISIERUNGN8NMAKEZAPIERSCHNITTSTELLEN & APISKI AUTOMATISIERUNGWORKFLOWS
BEISPIEL: ANFRAGE BIS ANGEBOT
Anfrage kommt per Formular oder Mail, KI liest mit, prüft Daten und ordnet zu, Angebot geht als PDF raus, CRM-Eintrag inklusive. Wenn du möchtest, gibst du das Angebot vorher frei, sonst läuft auch dieser Schritt automatisch. Insgesamt dauert das rund 40 Sekunden statt 35 Minuten.
WANN SICH EINE AUTOMATION LOHNT
Wenn du eine Aufgabe zum dritten Mal gleich machst, gehört sie automatisiert.
Die meisten Unternehmen verlieren nicht an einer großen Sache Zeit, sondern an dreißig kleinen. Eine halbe Stunde für ein Angebot, zehn Minuten für die Ablage, zwanzig Minuten fürs Übertragen in die Buchhaltung. Pro Woche. Pro Person. Automatisierung setzt genau dort an: bei den wiederkehrenden Schritten mit klaren Regeln.
A
Die Aufgabe wiederholt sich regelmäßig und läuft immer ähnlich ab.
B
Informationen wandern per Copy & Paste zwischen Tools, Mails und Tabellen.
C
Fehler passieren, weil bei Routineschritten irgendwann niemand mehr nachprüft.
D
Etwas bleibt liegen, weil eine bestimmte Person gerade keine Zeit hat.
Automationen, die ich am häufigsten baue.
USE CASESVERTRIEB
Angebote automatisch erstellen
Anfrage kommt rein, Daten werden geprüft, das Angebot entsteht als PDF und geht raus. Du gibst nur noch frei.
ANFRAGEN
Leads erfassen und verteilen
Formular, Telefon, WhatsApp oder Portal: jede Anfrage landet im CRM, bekommt eine Antwort und einen Verantwortlichen.
BUCHHALTUNG
Rechnungen und Belege
Belege werden ausgelesen, zugeordnet und an die Buchhaltung übergeben. Das manuelle Ablegen und die Rückfragen fallen weg.
KOMMUNIKATION
E-Mails vorsortieren und beantworten
KI liest mit, erkennt worum es geht, schlägt eine Antwort vor und legt alles an der richtigen Stelle ab.
DATEN
Systeme synchron halten
CRM, Warenwirtschaft, Shop und Tabellen sprechen miteinander. So arbeiten alle mit demselben Datenstand.
REPORTING
Berichte, die sich selbst schreiben
Zahlen aus allen Quellen, jeden Montag im Postfach. Inklusive kurzer Einordnung durch KI.
Dein Fall steht nicht dabei? Automatisierbar ist fast alles, was heute nach Schema F passiert. Schreib mir kurz den Ablauf und du bekommst eine ehrliche Einschätzung.
Was eine Automation rechnerisch bringt.
ZAHLENBEISPIELRECHNUNG: ANGEBOT ERSTELLEN
Dauer von Hand35 min
Fälle pro Monat20
Zeit pro Monat11,7 h
Interner Stundensatz (Annahme 60 €)700 €/Monat
Automation einmalig990 €
Bezahlt sich nach6 Wochen
Setz deine eigenen Zahlen ein: Dauer × Fälle × Stundensatz. Liegt das Ergebnis über 300 € im Monat, lohnt es sich fast immer. Zur gesparten Zeit kommt dazu, dass Anfragen nicht mehr liegen bleiben.
Derselbe Ablauf, vorher und nachher
| SCHRITT | VON HAND | AUTOMATISIERT |
|---|---|---|
| Anfrage erfassen | Mail lesen, abtippen | Automatisch, 8 s |
| Daten prüfen | Nachfragen per Mail | Rückfrage geht selbst raus |
| Angebot schreiben | Vorlage kopieren, anpassen | PDF aus Stammdaten |
| Ablegen | Ordner suchen, umbenennen | CRM und Drive gleichzeitig |
| Nachfassen | Wenn jemand dran denkt | Nach 5 Tagen, verlässlich |
| Gesamt pro Fall | 35 min | 40 s + Freigabe |
So läuft ein Automationsprojekt bei mir ab.
ABLAUF1
Prozess aufnehmen
30 Minuten Gespräch. Wir gehen den Ablauf Schritt für Schritt durch und markieren, was Zeit frisst.
2
Festpreis und Plan
Du bekommst schriftlich, was automatisiert wird, was es kostet und wann es läuft. Abgerechnet wird der Festpreis, ohne Stundenzettel.
3
Bauen und testen
Erste Version innerhalb von 48 Stunden. Wir lassen sie parallel zum Alltag laufen, bis sie sauber greift.
4
Übergabe oder Betrieb
Kurze Schulung und Checkliste für dein Team. Oder ich übernehme Monitoring und Weiterentwicklung.
TECHNIK
Ich arbeite mit den Tools, die du schon hast.
Du brauchst keine neue Plattform, die alles ersetzt. Automationen laufen auf n8n, Make oder Zapier, bei sensiblen Daten auch selbst gehostet auf deinem Server. Systeme mit Schnittstelle binde ich direkt an, und wenn keine vorhanden ist, baue ich eine.
n8n · selbst gehostetMake & ZapierOpenAI & ClaudeCRM-SystemeWarenwirtschaftDATEV & lexofficeGoogle & Microsoft 365WordPress & WooCommerceREST- & Webhook-APIsEigener Code
Woran du merkst, dass es funktioniert
PRAXIS“Alle meine Spezialanforderungen wurden berücksichtigt und gut umgesetzt. Die Zusammenarbeit hat wunderbar funktioniert.”
AUS DER PRAXIS
Vom Formular direkt als fertige Anfrage ins System
Bei einem Kunden gehen inzwischen 25 bis 30 Anfragen im Monat ein, die vollständig erfasst und zugeordnet ankommen. Das Abtippen und das Suchen nach älteren Mails fällt dabei komplett weg.
Ähnlichen Ablauf besprechen →FESTPREIS
Der Preis steht, bevor ich mit der Arbeit anfange.
48 STUNDEN
Erste lauffähige Version, die du selbst testen kannst.
DEIN EIGENTUM
Workflows, Code und Doku liegen in deinen Accounts.
EIN ANSPRECHPARTNER
Du sprichst direkt mit dem Entwickler, der die Automation baut.
Was kostet eine Automation?
Festpreis, vorher besprochen.
ALLE PREISE NETTOEinzelne Automation
ab 990 €Ein klar umrissener Ablauf, der ab sofort ohne dich läuft.
- Prozessaufnahme und Konzept
- Aufbau in n8n, Make oder Zapier
- Anbindung deiner bestehenden Tools
- Test mit echten Daten
- Kurze Einführung fürs Team
AM HÄUFIGSTEN GEWÄHLT
Automationspaket
ab 2.990 €Drei bis fünf Abläufe, die zusammen einen ganzen Bereich entlasten.
- Analyse aller Abläufe im Bereich
- Priorisierung nach Zeitgewinn
- Mehrere Automationen, aufeinander abgestimmt
- KI-Schritte, wo sie wirklich helfen
- Dokumentation und Schulung
Betrieb & Ausbau
ab 290 €/MonatFür alle, die sich nicht selbst um Wartung kümmern wollen.
- Monitoring und Fehlerbehebung
- Anpassung bei Tool-Updates
- Neue Schritte auf Zuruf
- Direkter Kontakt per Chat und Telefon
- Monatlich kündbar
Die Preisspanne hängt an drei Dingen: wie viele Schritte der Ablauf hat, wie sauber die Daten sind und ob die beteiligten Tools eine Schnittstelle mitbringen. Nach dem Erstgespräch bekommst du eine Zahl, die steht.
EHRLICH GESAGT
Wann ich von einer Automation abrate.
Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert. In diesen vier Fällen sage ich das schon im Erstgespräch, bevor Budget in ein Projekt fließt, das dir am Ende nichts bringt.
01
Der Prozess ist noch nicht entschieden
Wenn jeder im Team es anders macht, automatisiert man das Chaos mit. Deshalb sollte der Ablauf erst klar definiert und im Alltag eingehalten werden, bevor wir ihn automatisieren. Dafür braucht es meist nur ein Gespräch und kein eigenes Projekt.
02
Es passiert zweimal im Jahr
Seltene Aufgaben rechnen sich nicht, und niemand erinnert sich, wie die Automation funktioniert. Eine gute Checkliste ist hier die bessere Lösung.
03
Jeder Fall braucht eine echte Entscheidung
Wo Erfahrung und Verhandlung im Spiel sind, automatisiere ich höchstens die Vorbereitung. Den Rest sollte ein Mensch machen.
04
Das eigentliche Problem liegt woanders
Häufig braucht es zuerst eine saubere Datenbasis oder eine klare Zuständigkeit im Team. Das sage ich dann offen, damit du dir das Budget sparst.
HINTERGRUND
Prozessautomatisierung für kleine und mittlere Unternehmen
Von Chris Pump, Entwickler seit 2021Zuletzt aktualisiert: August 2026
Automatisierung wird oft als Großprojekt verkauft: neue Software, Monate Einführung, Beratungstage. In der Praxis sieht es anders aus. Die Abläufe, die bei kleinen und mittleren Unternehmen am meisten Zeit kosten, sind selten kompliziert. Sie sind nur zu viele und liegen zwischen den Systemen. Genau dort greift eine Automation: sie verbindet, was vorhanden ist, und übernimmt die Schritte, die vorher jemand von Hand gemacht hat.
Klassische Automatisierung oder KI Automatisierung?
Beides hat seinen Platz. Wo klare Regeln, feste Formate und immer derselbe Weg gelten, reicht ein sauber gebauter Workflow ohne KI völlig aus. Sobald aber Text verstanden, eingeordnet oder formuliert werden muss, kommen Sprachmodelle ins Spiel: eine Mail zusammenfassen, eine Anfrage kategorisieren, aus einem Telefonprotokoll ein Angebot vorbereiten. In den meisten Projekten mische ich beides, weil das günstiger und stabiler läuft als eine KI, die alles alleine machen soll.
Was Automatisierung konkret bringt
Am schnellsten merkst du den Zeitgewinn. Auf Dauer wichtiger ist die Verlässlichkeit: Anfragen bleiben nicht liegen, Rechnungen gehen pünktlich raus, Daten stehen an einer Stelle. Dazu kommt Reaktionsgeschwindigkeit. Wer auf eine Anfrage innerhalb von Minuten antwortet statt am nächsten Tag, gewinnt Aufträge, die sonst woanders landen. Und weil jeder Schritt protokolliert ist, sieht man erstmals schwarz auf weiß, wo im Prozess es wirklich klemmt.
DSGVO und Datenschutz
Vor dem Bauen klären wir, welche Daten überhaupt durch welches System laufen müssen. Oft reicht weniger, als man denkt. Wenn es sensibel wird, kommen europäische Anbieter, selbst gehostete Automationsserver oder lokal betriebene Modelle zum Einsatz. Auftragsverarbeitung und Löschfristen klären wir während des Projekts und nicht erst im Nachgang.
Warum Kasoria
Bei Kasoria sprichst du mit der Person, die deine Automation auch baut, ohne Account Manager und ohne Übersetzungsschleife zwischen Beratung und Umsetzung. Ich entwickle seit 2021 und arbeite täglich mit KI, deshalb bekommst du eine ehrliche Einschätzung dazu, was sich rechnet und was in der Praxis noch nicht zuverlässig läuft. Wenn eine Automation keinen Sinn ergibt, sage ich das auch.
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Nicht die spannendste Aufgabe zuerst, sondern die langweiligste. Wie du in einer Stunde herausfindest, welcher Ablauf sich bei dir wirklich lohnt und welcher nicht.
21. August 2026 · 9 Min. LesezeitFAQ
Häufige Fragen zu Automationen.
Wie lange dauert es, bis eine Automation läuft?
Eine einzelne Automation ist meist in wenigen Tagen produktiv, erste Ergebnisse siehst du innerhalb von 48 Stunden. Größere Pakete brauchen zwei bis vier Wochen, abhängig davon, wie schnell ich Zugänge und Beispieldaten bekomme.
Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Ich baue um deine bestehenden Tools herum. Nur wenn ein System gar keine Schnittstelle hat und auch keine nachrüstbar ist, sprechen wir über eine Alternative.
Was passiert, wenn eine Automation Fehler macht?
Jeder Ablauf hat Kontrollpunkte und Benachrichtigungen. Kritische Schritte laufen erst nach deiner Freigabe. Fällt etwas aus, siehst du es sofort und nicht erst, wenn ein Kunde nachfragt.
Lohnt sich das bei drei Mitarbeitern?
Gerade dann. Je kleiner das Team, desto teurer ist jede Stunde Handarbeit. Wir starten mit dem Ablauf, der am meisten Zeit frisst, und rechnen daran nach, ob sich weitere lohnen.
Gehören mir die Automationen?
Ja. Workflows, Code und Dokumentation liegen in deinen Accounts. Du kannst jederzeit selbst weiterarbeiten oder jemand anderen dranlassen, ohne bei mir um Zugang bitten zu müssen.
Verliert mein Team dadurch Aufgaben?
In der Praxis fallen die Aufgaben weg, die niemand gerne macht: Abtippen, Ablegen, Nachfragen. Die Arbeit, für die es Erfahrung und Urteil braucht, bleibt beim Menschen. Genau dafür ist dann mehr Zeit.
Kommen zu den Projektkosten laufende Gebühren dazu?
Meist ja, aber überschaubar: Make und Zapier kosten je nach Volumen rund 20 bis 80 € im Monat, n8n selbst gehostet etwa 10 bis 20 € Serverkosten. KI-Schritte werden pro Anfrage abgerechnet und liegen bei typischen Mengen im einstelligen Eurobereich. Du bekommst die erwarteten Betriebskosten vor dem Start schriftlich.
Wer betreibt den Server bei einer selbst gehosteten Automation?
Auf deinen Wunsch entweder du oder ich. Üblich ist ein kleiner Server bei einem deutschen Anbieter, der auf deinen Namen läuft. Updates und Monitoring übernehme ich im Rahmen der Betreuung, du behältst aber jederzeit den Zugang.
Was passiert, wenn du mal nicht erreichbar bist?
Jede Automation wird so gebaut, dass sie ohne mich weiterläuft, und jeder Ablauf ist dokumentiert. Kritische Schritte haben immer einen manuellen Weg als Rückfalloption. Du bist also nie davon abhängig, dass ich ans Telefon gehe.
Funktioniert die Zusammenarbeit auch komplett remote?
Ja, ich arbeite ausschließlich remote. Die Projekte laufen per Videocall und geteiltem Zugang. Für die Prozessaufnahme reicht ein Screenshare, bei dem du mir den Ablauf einmal zeigst.
Welche Zugänge brauchst du von mir?
Nur die Systeme, die im Ablauf vorkommen, und dort möglichst einen eigenen Benutzer mit begrenzten Rechten. Bei sensiblen Daten arbeiten wir zuerst mit Testdaten. Nach dem Projekt werden die Zugänge entzogen — das gehört zur Übergabe.
Was, wenn ich später etwas ändern will?
Kleine Anpassungen sind in der Betreuung enthalten. Ohne Betreuung rechne ich sie einzeln ab oder du machst sie selbst: die Workflows sind bewusst so aufgebaut, dass Texte, Empfänger und Schwellenwerte an einer Stelle stehen.
Passt dazu
WEITERE LEISTUNGENWIE GEHT ES WEITER?
Erzähl mir den Ablauf, der dich jede Woche Stunden kostet.
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Danach weißt du, ob sich eine Automation lohnt, was sie kostet und wie schnell sie läuft.
Antwort in der Regel am selben Werktag.