Die kurze Antwort vorweg: Zapier, wenn ein einfacher Ablauf selten läuft und du ihn selbst zusammenklicken willst. Make, wenn du visuell arbeitest und die Mengen überschaubar bleiben. n8n, wenn es oft läuft, die Daten sensibel sind oder die Logik über Wenn-Dann hinausgeht.
Und eine vierte Antwort, die in keinem dieser Vergleiche vorkommt: Manchmal ist das richtige Werkzeug gar kein Automationstool, sondern eine kleine eigene Anwendung. Woran man das erkennt, steht weiter unten, und es ist der nützlichste Teil dieses Textes.
Meine Karten offen auf den Tisch: Ich baue selbst mit n8n oder mit kleinen eigenen Anwendungen. Make und Zapier betreibe ich nicht. Das heißt nicht, dass sie schlechter sind, sondern dass ich sie für die Fälle empfehle, in denen sie gewinnen, und dann eben nicht das Projekt bekomme. Diese Fälle stehen hier vollständig drin.
Was die drei überhaupt sind
Alle drei machen dasselbe Grundgeschäft: Sie horchen auf ein Ereignis, holen Daten, formen sie um und schreiben sie woandershin. Unterschiedlich ist, wo sie laufen, wie sie abrechnen und wie weit du gehen kannst, bevor das Werkzeug dich bremst.
- Zapier ist der älteste und hat den mit Abstand größten Katalog fertiger Anbindungen. Reine Cloud, US-Anbieter, sehr flach zu bedienen. Wenn eine Nischen-App überhaupt irgendwo angebunden ist, dann hier.
- Make ist der visuelle: Du siehst deinen Ablauf als Diagramm statt als Liste, was bei Verzweigungen wirklich hilft. Cloud, mit wählbarem Rechenzentrum in der EU, und pro Vorgang meist günstiger als Zapier.
- n8n ist quelloffen (genauer: fair-code) und kann als Cloud-Dienst oder auf deinem eigenen Server laufen. Es hat einen Code-Knoten für die Fälle, in denen fertige Bausteine nicht reichen, und rechnet anders ab als die beiden anderen.
Der eigentliche Unterschied ist die Abrechnung
Fast alle Vergleiche stellen Features nebeneinander. In der Praxis entscheidet aber etwas anderes darüber, ob eine Automation nach einem Jahr noch Sinn ergibt: wofür gezählt wird. Die drei zählen nämlich verschiedene Dinge.
Zapier zählt Tasks
Jeder ausgeführte Schritt ist ein Task. Ein Ablauf mit acht Schritten verbraucht acht Tasks pro Durchlauf. Wer den Ablauf sauberer macht und dafür einen Schritt mehr einbaut, zahlt dafür.
Make zählt Operationen
Im Prinzip dieselbe Logik, aber deutlich billiger pro Einheit. Dafür zählen auch Hilfsschritte wie Filtern und Umformen mit, und davon hat ein realer Ablauf mehr, als man denkt.
n8n zählt Durchläufe
Ein kompletter Durchlauf ist eine Ausführung, egal ob er aus drei oder dreißig Schritten besteht. Auf dem eigenen Server zählt gar nichts, dort zahlst du den Server.
Was das ausmacht, sieht man erst am Beispiel. Nimm einen Ablauf mit acht Schritten, der 500 Mal im Monat läuft, was eine ganz normale Größe für „Anfrage kommt rein, wird eingeordnet, eingetragen und beantwortet“ ist. Bei Zapier und Make sind das 4.000 Einheiten im Monat. Bei n8n sind es 500. Bei n8n auf dem eigenen Server sind es null, plus die Serverkosten, die du ohnehin hast.
Konkrete Tarife nenne ich hier bewusst nicht: Alle drei ändern ihre Preismodelle regelmäßig, und eine Zahl in einem Artikel von heute ist in einem Jahr eine falsche Zahl. Das Zählprinzip ändert sich dagegen selten, und es ist der Teil, der deine Rechnung dominiert.
Unter etwa hundert Durchläufen im Monat ist das Abrechnungsmodell egal, nimm was dir liegt. Ab ein paar tausend Schritten im Monat wird es der größte Posten der ganzen Automation, und zwar jeden Monat wieder.
Wo deine Daten dabei liegen
Jede Automation transportiert Daten. Bei einer Terminbestätigung ist das harmlos. Sobald Bewerbungen, Personalakten, Gesundheitsdaten oder Mandanteninformationen durchlaufen, ist es eine Auftragsverarbeitung mit allem, was dazugehört: Vertrag, Verzeichnis, Prüfung, wo der Anbieter sitzt und wohin er weiterreicht.
Make lässt dich das Rechenzentrum in der EU wählen, Zapier ist ein US-Dienst, und beide sind für die allermeisten Fälle handhabbar, wenn die Verträge stehen. n8n hat an dieser Stelle ein Argument, das die anderen nicht haben können: Auf dem eigenen Server verlässt der Inhalt eines Vorgangs deine Infrastruktur nie. Bei manchen Branchen ist das nicht ein Vorteil, sondern die Bedingung, unter der es überhaupt stattfindet.
Der ehrliche Preis dafür: Ein eigener Server will betrieben werden. Updates, Backups, Monitoring, jemand der merkt, wenn nachts nichts mehr läuft. Das ist kein großer Posten, aber es ist keiner, den man verschweigen sollte, weil er genau der Grund dafür ist, dass die Cloud-Variante für viele die richtige bleibt.
Wann Zapier oder Make klar gewinnen
Es gibt drei Situationen, in denen ich von n8n abrate, obwohl ich damit arbeite.
Die App, um die es geht, ist exotisch
Zapiers Katalog ist der größte, mit Abstand. Wenn dein Branchenprogramm überhaupt nur dort eine fertige Anbindung hat, ist die Diskussion vorbei. Alles andere hieße, die Schnittstelle selbst zu bauen, und das kostet mehr als das Abo.
Es soll klein bleiben und niemand ist technisch
Drei Schritte, zwanzig Durchläufe im Monat, gebaut von jemandem im Büro an einem Nachmittag. Da ist jedes Beratungsgespräch teurer als die Sache selbst, und Zapier ist genau dafür gemacht.
Das Team will den Ablauf selbst sehen
Make zeigt den Ablauf als Bild, und das ist mehr wert, als es klingt. Wenn mehrere Leute ohne technischen Hintergrund verstehen sollen, was passiert, gewinnt die visuelle Darstellung gegen jede technische Überlegenheit.
Der gemeinsame Nenner: Je kleiner und je seltener, desto egaler ist das Werkzeug. Die Unterschiede werden erst mit Menge, Sensibilität und Lebensdauer relevant.
Woran du merkst, dass gar kein Automationstool passt
Das ist der Teil, den Vergleichsartikel nie haben, weil sie von jemandem stammen, der eines der drei verkauft. Es gibt einen Punkt, an dem ein Automationstool die teure Lösung ist, und vier ziemlich verlässliche Anzeichen dafür.
- Dein Ablauf hat mehr als etwa 25 Knoten. Ab dieser Größe versteht ihn niemand mehr auf einen Blick, und jede Änderung wird zum Suchspiel. Was als Diagramm angefangen hat, ist längst ein Programm, nur eben eines ohne Versionsverwaltung und ohne Tests.
- Die Hälfte der Schritte formt nur Daten um. Wenn zwischen zwei echten Aktionen fünf Knoten stehen, die Felder umbenennen und Listen sortieren, kämpfst du gegen das Werkzeug. In zehn Zeilen Code wäre dasselbe lesbarer und billiger.
- Jemand muss etwas eingeben oder nachsehen. Automationstools haben keine Oberfläche. Sobald ein Mensch einen Status setzen, eine Liste durchsehen oder eine Entscheidung treffen soll, baut man drumherum Krücken aus Tabellen und Formularen.
- Es gibt einen Zustand über die Zeit. „Diese Anfrage wartet seit drei Tagen auf Rückmeldung“ ist keine Automation, sondern eine Datenbank mit einer Ansicht davor. Wer das in einem Automationstool nachbaut, baut eine Datenbank, nur schlechter.
Trifft eins davon zu, wird es nicht besser, wenn man das Tool wechselt. Dann ist der Ablauf aus dem Werkzeug herausgewachsen, und die ehrliche Antwort heißt: eine kleine eigene Anwendung.
Die kleine eigene App als vierte Option
„Eigene Anwendung“ klingt nach einem großen Projekt, ist hier aber das Gegenteil: ein Ablauf, eine Nutzergruppe, eine Oberfläche. Eine Seite, auf der die offenen Vorgänge stehen, mit zwei Knöpfen daneben. Der Rest läuft weiterhin als Automation, oft in n8n, und die App ist nur der Teil, an dem ein Mensch hinschaut.
Das ist meistens billiger als der Versuch, dasselbe in einem Automationstool nachzubauen, und zwar nicht nur im Betrieb, sondern schon in der Erstellung, weil man aufhört, gegen das Werkzeug zu arbeiten. Die ausführliche Rechnung dazu steht in kaufen oder selbst entwickeln, und das Prinzip ist dasselbe, nur eine Ebene tiefer.
Ein Automationstool verbindet Systeme. Sobald ein Mensch mittendrin etwas sehen oder entscheiden soll, brauchst du kein besseres Automationstool, sondern eine Oberfläche.
Wie ich das im Erstgespräch entscheide
Vier Fragen, und danach steht die Antwort fast immer fest. Du kannst sie auch selbst durchgehen, dafür brauchst du mich nicht.
Wie oft läuft es?
Unter hundert Durchläufen im Monat: Nimm, was am schnellsten steht. Über tausend: Rechne das Abrechnungsmodell durch, bevor du irgendwas baust.
Was läuft da durch?
Öffentliche oder harmlose Daten sind unkritisch. Personal-, Gesundheits- oder Mandantendaten verschieben die Frage von „welches Tool“ zu „wo läuft es“.
Wie viel Logik steckt drin?
Eine gerade Kette schafft jedes der drei. Verzweigungen, Wiederholungen und Ausnahmen sind der Punkt, an dem Klickoberflächen anfangen wehzutun.
Muss jemand hineinschauen?
Wenn ein Mensch regelmäßig einen Status setzt oder eine Liste durchgeht, ist die Antwort nicht mehr das Automationstool, sondern eine Oberfläche darüber.
Wechseln oder bleiben
Wenn bei dir schon etwas läuft und es tut, was es soll, ist Wechseln fast immer die falsche Idee. Eine laufende Automation umzubauen kostet Zeit, bringt null neuen Nutzen und produziert eine Weile lang Fehler, die vorher weg waren. Der Reiz eines besseren Werkzeugs ist kein Grund.
Es gibt drei Gründe, die tatsächlich einen Wechsel rechtfertigen: Die monatliche Rechnung ist erkennbar größer als der Nutzen. Es geht plötzlich um Daten, die dort nicht liegen dürfen. Oder der Ablauf ist so gewachsen, dass ihn niemand mehr ändern will. In allen drei Fällen wechselt man aber nicht alles auf einmal, sondern den einen Ablauf, an dem es weh tut.
Und wenn bei dir noch gar nichts läuft, ist die Werkzeugfrage ohnehin die zweite. Die erste ist, welchen Ablauf du überhaupt zuerst automatisierst, denn diese Entscheidung ist deutlich folgenreicher als die zwischen n8n, Make und Zapier, und sie kostet nichts außer einer Stunde Nachdenken.
- Zapier zählt Schritte, Make zählt Operationen, n8n zählt ganze Durchläufe. Bei vielen Durchläufen dominiert dieser Unterschied die Rechnung.
- Unter hundert Durchläufen im Monat ist das Werkzeug fast egal. Erst Menge, Datenschutz und Lebensdauer machen den Unterschied.
- Zapier gewinnt bei exotischen Apps und kleinen Selbstbau-Abläufen, Make bei visueller Arbeit im Team.
- n8n kann auf dem eigenen Server laufen. Das ist bei sensiblen Daten oft nicht ein Vorteil, sondern die Bedingung, kostet dafür aber Betrieb.
- Mehr als 25 Knoten, viele reine Umformungsschritte, eine nötige Oberfläche oder ein Zustand über die Zeit: Dann ist kein Automationstool das richtige Werkzeug.
- Was läuft und tut, was es soll, wird nicht gewechselt. Nur die Rechnung, der Datenschutz oder Unwartbarkeit sind echte Gründe.
Häufige Fragen dazu
Ist n8n kostenlos?
Auf dem eigenen Server kostet die Software selbst nichts, der Server und sein Betrieb aber schon. Es gibt außerdem eine Cloud-Variante mit Abo. Und n8n ist quelloffen im Sinne von fair-code, nicht im klassischen Open-Source-Sinn: Der Code ist einsehbar und selbst betreibbar, aber die Lizenz schränkt ein, ihn als eigenen Dienst weiterzuverkaufen. Für die Nutzung im eigenen Unternehmen spielt das keine Rolle.
Kann ich das selbst bauen oder brauche ich jemanden?
Die ersten ein, zwei Abläufe schaffen die meisten selbst, besonders in Zapier. Anstrengend wird nicht das Bauen, sondern das, was danach kommt: Was passiert bei einem Fehler, was bei doppelten Einträgen, wer merkt es, wenn es still stehen bleibt. An dieser Stelle lohnt sich Hilfe, nicht beim ersten Kästchen.
Was ist mit Zugangsdaten und Passwörtern?
Alle drei haben eine Verwaltung für Zugänge, in der Schlüssel getrennt vom Ablauf liegen. Was man trotzdem nicht tun sollte: Schlüssel in ein normales Textfeld schreiben, damit es schnell geht. Sie stehen dann in jedem Export und in jedem Protokoll.
Lohnt sich ein Wechsel von Zapier zu n8n wegen der Kosten?
Nur, wenn die Rechnung erkennbar wehtut. Ein Umbau kostet Arbeitszeit und produziert eine Weile neue Fehler. Als Faustregel: Wenn sich der Umbau in unter einem Jahr über die gesparten Gebühren bezahlt macht, lohnt er sich, sonst nicht.
Und was ist mit KI in diesen Tools?
Alle drei können inzwischen Sprachmodelle einbinden, und für einen einzelnen Schritt wie Text einordnen, zusammenfassen oder entwerfen ist das genau richtig. Etwas anderes ist es, wenn ein System selbst entscheiden soll, was als Nächstes zu tun ist. Wo die Grenze liegt, steht in KI Agent oder Automation.
