Welche Prozesse sich in fast jedem Betrieb automatisieren lassen

Eine Aufzählung ohne Zahlen klingt immer gleich gut. „Rechnungen automatisieren“ ist so lange eine hübsche Idee, bis jemand nachrechnet. Bei 12 Rechnungen im Monat geht es um 24 Minuten. Deshalb steht bei jedem Ablauf unten eine Größenordnung, und du kannst ihn in zwei Minuten gegen deinen Betrieb halten.

Die Zahlen stammen aus Projekten in Handwerk, Handel, Kanzleien und Agenturen. Es sind Spannen und keine Versprechen. Wo dein Betrieb abweicht, ist das kein Fehler in der Liste, sondern genau die Information, die du suchst.

So liest du die Zahlen

Jeder Ablauf bekommt drei Angaben: die Dauer von Hand, die Häufigkeit und den Anteil, den eine Automation realistisch übernimmt. Der dritte Wert kippt die meisten Rechnungen, denn er liegt fast nie bei 100 Prozent.

Daraus wird eine Jahreszahl, und die Rechnung ist simpel. Minuten pro Vorgang mal Vorgänge pro Jahr mal dem Anteil, der wegfällt. Das Ergebnis sind Stunden, und Stunden multiplizierst du mit deinen internen Kosten. Falls du dafür keinen Wert hast, sind 40 Euro ein brauchbarer Anfang, weil Nebenkosten und Ausfallzeiten dort schon drinstecken.

Bereich 1: alles, was mit einer Anfrage anfängt

Hier liegt in den meisten Betrieben die größte Summe. Die einzelnen Vorgänge sind kurz und fallen trotzdem jeden Tag an, und genau diese Kombination merkt im Alltag niemand.

• Anfragen annehmen, sortieren und bestätigen. Rechne mit 4 bis 6 Minuten pro Anfrage, wenn du Lesen, Eintragen und Eingangsbestätigung zusammenzählst. Bei 10 Anfragen am Tag sind das über 200 Stunden im Jahr. Davon fallen realistisch 80 Prozent weg, weil die Zuordnung regelbasiert ist. Der Nebeneffekt wiegt oft schwerer als die Zeit: Eine Bestätigung nach 30 Sekunden hält Kunden davon ab, parallel woanders anzufragen.
• Termine vereinbaren, bestätigen und daran erinnern. Ein Termin kostet mit Hin und Her 6 bis 10 Minuten. Bei 8 Terminen die Woche sind das rund 60 Stunden im Jahr, und etwa 70 Prozent davon lassen sich übernehmen. Die Terminfindung ist regelbasiert, während Sonderfälle beim Menschen bleiben. Die Erinnerung 24 Stunden vorher senkt zusätzlich die Zahl der Termine, zu denen niemand erscheint.
• Bei offenen Angeboten nachfassen. Der Zeitaufwand ist klein, nämlich 2 bis 3 Minuten pro Nachfassen. Deshalb führt bei dieser Zeile die Stundenrechnung in die Irre. Der Wert liegt in den Angeboten, die sonst unbeantwortet liegen bleiben, weil sich niemand an den zehnten Tag erinnert.

Bereich 2: alles, was mit Geld zu tun hat

Diese Abläufe sind in fast jedem Betrieb schon strukturiert, weil sie strukturiert sein müssen. Das macht sie technisch zu den einfachsten Kandidaten, auch wenn sie sich schwerer anfühlen.

• Angebote erzeugen. Zwischen 15 und 30 Minuten pro Angebot, und der größte Teil davon ist reine Übertragungsarbeit. Die Daten stehen längst im Aufmaß, in der Mail oder in der Preisliste. Bei 6 Angeboten die Woche sind das gut 100 Stunden im Jahr. Weil Preise und Formulierungen eine Freigabe brauchen, fallen davon etwa 60 Prozent weg statt 90. Der Entwurf entsteht automatisch, die Zustimmung bleibt bei dir.
• Rechnungen stellen und Zahlungseingänge abgleichen. Pro Rechnung sind es 4 bis 6 Minuten. Dazu kommt der Abgleich am Monatsende, der je nach Menge zwischen 1 und 3 Stunden frisst. Hier sind 85 Prozent realistisch, weil Betrag, Kunde und Verwendungszweck maschinell vergleichbar sind. Übrig bleiben die Teilzahlungen und die Überweisungen ohne Verwendungszweck.
• Belege sammeln und an die Steuerkanzlei weitergeben. Pro Beleg 1 bis 2 Minuten für Herausziehen, Umbenennen und Ablegen. Bei 80 Belegen im Monat sind das rund 30 Stunden im Jahr, und davon fallen 90 Prozent weg. Das ist der höchste Wert in dieser Liste, weil der Ablauf keine einzige Entscheidung enthält. Der eigentliche Gewinn: Die Arbeit bleibt nicht mehr bis zum Monatsende liegen.

Bereich 3: alles, was zwischen zwei Systemen liegt

Diese Abläufe stehen auf keiner Aufgabenliste, weil sie keinen Namen haben. Sie heißen im Alltag „schnell rüberkopieren“ und sind trotzdem oft die teuerste Zeile im ganzen Betrieb.

• Daten von einem System ins andere übertragen. Vom Shop in die Buchhaltung, vom Formular ins CRM, aus der Tabelle in die Warenwirtschaft: rechne mit 2 bis 4 Minuten pro Datensatz. Bei 20 Datensätzen die Woche sind das etwa 50 Stunden im Jahr, und davon fallen 95 Prozent weg. Dazu kommt ein Effekt, den keine Stundenrechnung zeigt. Die Zahlendreher verschwinden, die beim Abtippen entstehen und erst Wochen später auffallen.
• Berichte und Auswertungen zusammenstellen. Zahlen aus drei Quellen ziehen, in eine Tabelle bringen, formatieren: 60 bis 120 Minuten pro Monat. Das sind bis zu 24 Stunden im Jahr, von denen 90 Prozent wegfallen. An dieser Arbeit ist nichts Kreatives. Die Auswertung selbst bleibt bei dir, und sie wird besser, sobald die Zahlen jeden Montag dastehen statt einmal im Quartal.
• Stammdaten in mehreren Systemen gleich halten. Eine neue Adresse oder ein neuer Ansprechpartner wandert in zwei bis vier Programme, jeweils 3 bis 5 Minuten. Der Aufwand wirkt klein, der Schaden bei einer vergessenen Stelle ist es nicht. Genau daraus entstehen die Rechnungen an alte Adressen. Übernehmen lassen sich rund 85 Prozent.

Bereich 4: alles, was wiederkehrt und jedes Mal von vorn anfängt

Die letzten beiden Abläufe kosten weniger Zeit als die oberen. Dafür wird bei ihnen das Vergessen richtig teuer.

• Einen neuen Kunden, ein neues Projekt oder einen neuen Mitarbeiter anlegen. Ordner anlegen, Zugänge vergeben, Checkliste abarbeiten, Willkommensmail schreiben: 30 bis 60 Minuten pro Fall. Bei 2 Fällen im Monat sind das rund 20 Stunden im Jahr, und 70 Prozent davon laufen ohne dich. Wichtiger als die Stunden ist, dass kein Schritt mehr vergessen wird, weil gerade viel los war.
• Fristen, Wartungen und Verträge im Blick behalten. Hier zählt keine Minute, sondern der Termin, der durchrutscht. Eine Kündigungsfrist oder eine fällige Wartung ist einzeln selten dramatisch. In Summe kosten sie mehr als die meisten Abläufe darüber, und eine Erinnerung an der richtigen Stelle ist an einem Nachmittag gebaut.

Was dabei zusammenkommt

Nimm die drei Zeilen, die in fast jedem Betrieb vorkommen: Anfragen bearbeiten, Angebote erzeugen und Daten übertragen. In den Größenordnungen oben sind das 200, 100 und 50 Stunden im Jahr, zusammen also 350. Nach Abzug des Anteils, der von Hand bleibt, landest du bei etwa 250 Stunden.

Bei 40 Euro internen Kosten sind das 10.000 Euro Arbeitszeit im Jahr, und davon gehen die laufenden Kosten der Automationen ab. Das ist nur eine Beispielrechnung, aber die Struktur dahinter bleibt gleich. Sie erklärt, warum die Frage selten lautet, ob sich etwas lohnt. Sie lautet, welcher Ablauf zuerst drankommt.

Was laufend dazukommt, hängt vor allem daran, wofür deine Plattform zählt. Die vollständige Rechnung mit allen vier Posten steht in was eine Automation wirklich kostet.

Die teuerste Zeile ist fast nie die längste Aufgabe, sondern die kürzeste mit der höchsten Frequenz.

Die Abläufe, die bewusst nicht auf der Liste stehen

Vier Sorten von Arbeit fehlen oben, und zwar nicht aus Versehen. Bei ihnen kostet die Automation mehr, als sie bringt, und das gilt unabhängig davon, wer sie baut.

• Was selten vorkommt. Ein Ablauf, der zweimal im Jahr anfällt, wird zweimal im Jahr gemacht. Selbst eine perfekte Automation spart hier 40 Minuten und kostet einen Tag.
• Was jedes Mal anders entschieden wird. Wenn die Beschreibung mit „kommt drauf an“ anfängt, ist der Ablauf noch nicht entschieden. Automatisieren würde eine von mehreren Varianten festschreiben, meistens die falsche.
• Was auf Papier anfängt. Solange der erste Schritt ein handgeschriebener Zettel ist, liegt der Hebel beim Formular und nicht bei der Software. Das ist oft schon die halbe Automation und kostet fast nichts.
• Was beim Kunden landet und rechtlich bindet. Preiszusagen, Vertragstexte und Kündigungen gehören in die zweite Runde. Auch dann schaut ein Mensch drauf, bevor etwas rausgeht.

Der Ehrlichkeit halber gehört ein fünfter Fall dazu. Manchmal ist ein Ablauf nur deshalb aufwendig, weil ein vorhandenes Programm falsch eingerichtet ist. Dann ist die Automation ein Pflaster, und die Ursache lässt sich billiger beheben. Das zu sagen kostet mich Aufträge, aber es ist die richtige Antwort.

Was du mit dieser Liste jetzt machst

Geh die zehn Zeilen durch und trag hinter jede deine eigenen Zahlen ein: Minuten, Häufigkeit und den Anteil, den du für realistisch hältst. Das dauert eine halbe Stunde. Aufschlussreich ist es trotzdem jedes Mal, weil die Reihenfolge am Ende selten die ist, die man erwartet hat.

Danach hast du drei Kandidaten und die Frage, welcher davon der erste ist. Diese Entscheidung ist folgenreicher als die Wahl des Werkzeugs, und die Kriterien dafür stehen in welche Aufgaben du zuerst automatisierst. Fällt dir dabei ein Ablauf auf, der ständig eigene Entscheidungen verlangt, lautet die Frage anders, nämlich KI Agent oder Automation.

Vielleicht vergleichst du lieber mit einem fertigen Ablauf, statt selbst zu rechnen. Auf der Seite zu Automationen steht, wie so ein Projekt läuft und was es kostet. Dass später jemand hinschauen muss, wenn sich eine Schnittstelle ändert, gehört zur Wahrheit dazu und steht unter Betrieb und Support.