KI für Hamburger Betriebe,
ohne den ganzen Zauber.

Wer in Hamburg nach einer KI Agentur sucht, sucht meistens gar nicht nach KI. Gesucht wird eine Antwort auf eine Frage, die vorher entstanden ist: Warum tippt jemand im Büro seit drei Jahren dieselben Zahlen von einer Mail in ein anderes Programm, und warum ist genau diese Person diejenige, die nie Zeit hat.

Diese Seite beantwortet die Frage vor der Beauftragung. Sie erklärt, was hinter dem Wort KI im betrieblichen Alltag steckt, welche der drei Bauformen zu welchem Problem passt, was der Spaß ungefähr kostet und woran du merkst, dass sich der Aufwand nicht lohnt. Wenn du danach selbst loslegst, ist die Seite trotzdem nützlich gewesen.

Meine Karten offen auf den Tisch: Kasoria sitzt in Neu Wulmstorf, im Landkreis Harburg, ein paar Minuten südlich der Hamburger Stadtgrenze. Ich bin eine Person, keine Agentur mit Etagen, und du redest vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb mit derselben Person.

Was „KI im Unternehmen“ tatsächlich bedeutet

Im Gespräch meint das Wort KI fast immer eines von drei sehr unterschiedlichen Dingen, und die Verwechslung ist teuer, weil die drei sich in Preis, Bauzeit und Risiko deutlich unterscheiden.

• Eine Automation verbindet Programme, die bisher nicht miteinander reden. Sie folgt festen Regeln, sie überlegt nichts, und genau das macht sie zuverlässig. Mehr dazu auf der Seite zu Automationen.
• Ein KI Agent liest Text, versteht Absicht und entscheidet in einem eng gesteckten Rahmen selbst, was als Nächstes passiert. Er ist stark bei Sprache und schwach bei allem, was exakt stimmen muss. Wie so ein KI Agent aufgebaut ist, steht auf seiner eigenen Seite.
• Eigene Software ist der Fall, in dem beides nicht reicht, weil dein Ablauf eine Oberfläche braucht, in der Menschen arbeiten. Dann wird aus dem Werkzeug eine kleine Anwendung.

Die meisten Betriebe brauchen zuerst das erste und irgendwann das zweite. Welcher Ablauf zuerst drankommt, ist dabei die wichtigere Frage als die nach dem Werkzeug, denn die Reihenfolge, in der du automatisierst, entscheidet darüber, ob das Projekt nach dem ersten Schritt weiterläuft oder liegen bleibt.

Der Unterschied zwischen einer Automation und einem KI Agenten

Eine Automation macht bei jedem Durchlauf dasselbe. Kommt eine Bestellung herein, legt sie einen Vorgang an, schreibt die Bestätigung und hängt die Rechnung an. Läuft sie tausendmal, läuft sie tausendmal gleich, und wenn sie einmal falsch läuft, kannst du die Stelle im Ablauf zeigen.

Ein Agent entscheidet dagegen bei jedem Durchlauf neu. Das ist genau dann sein Vorteil, wenn die Eingabe unordentlich ist, also bei Mails, bei Anrufnotizen, bei Fotos vom Lieferschein, bei allem, was ein Mensch geschrieben hat. Es ist genau dann sein Nachteil, wenn das Ergebnis exakt stimmen muss, weil er im Zweifel eine plausible Zahl erfindet statt zu schweigen.

Ob sich ein Ablauf rechnet, entscheidet eine Multiplikation

Vor jedem Angebot steht dieselbe Rechnung, und du kannst sie ohne mich aufstellen. Du brauchst drei Zahlen: wie lange der Ablauf einmal dauert, wie oft er vorkommt und was eine Stunde in deinem Betrieb kostet.

• Ein Vorgang dauert zwölf Minuten und fällt vierzig Mal im Monat an, das sind acht Stunden im Monat und rund sechsundneunzig im Jahr.
• Bei fünfzig Euro Stundenkosten sind das etwa viertausendachthundert Euro pro Jahr, die in diesem einen Ablauf stecken.
• Bleiben nach der Automation zwei der zwölf Minuten übrig, weil jemand das Ergebnis prüft, rechnest du mit vier Fünfteln davon, also grob viertausend Euro im Jahr.

In dieser Rechnung fehlt der Teil, den Angebote gern weglassen: Eine Automation ist kein Möbelstück, sondern etwas, das läuft. Schnittstellen ändern sich, Passwörter laufen ab, ein Anbieter benennt ein Feld um. Rechne den laufenden Betrieb von Anfang an mit ein, sonst steht in Monat sieben ein Ablauf still, den niemand mehr im Blick hat.

Und der ehrliche Teil zum Schluss dieser Rechnung: Unter etwa zwei Stunden im Monat lohnt sich fast nichts, was gebaut und danach gepflegt werden muss. Solche Abläufe sammelst du besser, bis drei davon zusammen ein Projekt ergeben.

Wo deine Daten liegen, wenn ein Modell mitliest

Das ist die Frage, die in Hamburger Betrieben am häufigsten kommt, und sie kommt zu Recht, weil ein Sprachmodell im Regelfall bedeutet, dass Text euer Haus verlässt. Drei Wege gibt es, und sie unterscheiden sich weniger im Preis als im Aufwand.

• Ein Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag und europäischer Region. Der übliche Weg, schnell eingerichtet, und für die meisten Abläufe ausreichend, solange der Vertrag wirklich vorliegt und nicht nur das Häkchen im Konto gesetzt wurde.
• Ein offenes Modell auf einem Server, den du kontrollierst. Aufwendiger und in der Antwortqualität schwächer als die großen Modelle, dafür verlässt kein Satz eure Infrastruktur. Der richtige Weg bei Patientendaten, Personalakten oder allem unter Berufsgeheimnis.
• Gar kein Modell. Der unterschätzte Weg: Sehr viele Abläufe, die als KI-Projekt anfangen, brauchen am Ende kein Modell, sondern eine saubere Verbindung zwischen zwei Programmen.

Unabhängig vom Weg gilt eine Grenze, die ich in jedem Projekt ziehe: Zugangsdaten, vollständige Personaldaten und alles, was unter ein Berufsgeheimnis fällt, gehen nicht in ein fremdes Modell. Das ist keine Vorsicht, sondern die Bedingung dafür, dass die Sache im Ernstfall haltbar bleibt.

Was KI in einem Betrieb nicht kann

Der Teil, der auf Agenturseiten fehlt, weil er nichts verkauft. Er erspart dir aber die zwei häufigsten Fehlkäufe.

• Einen unklaren Ablauf klären. Wenn drei Leute den Vorgang unterschiedlich machen, automatisierst du das Durcheinander mit. Erst wird entschieden, wie es läuft, dann wird gebaut.
• Zahlen erfinden, die stimmen. Ein Modell rechnet nicht, es formuliert. Alles, was zählbar sein muss, gehört in die Automation daneben und nicht in den Prompt.
• Menschen ersetzen, die Kunden kennen. Was Agenten gut können, ist Vorbereitung: sortieren, zusammenfassen, den Entwurf schreiben. Das Gespräch selbst führt weiterhin jemand aus deinem Team.

Wer dir etwas anderes erzählt, verkauft dir das Projekt und nicht das Ergebnis. Der ehrlichste Satz zu diesem Thema lautet: Eine gute Automation macht eine Aufgabe kleiner, und die Aufgabe verschwindet fast nie ganz.

Warum die Stadt trotzdem im Titel steht

Eine Sache vorweg, damit du sie nicht erst im Gespräch erfährst: Gearbeitet wird vollständig remote, per Videocall mit geteiltem Bildschirm. Ich komme nicht zum Termin, und das ist kein Notbehelf, sondern die Arbeitsweise. Die Abläufe, um die es hier geht, laufen ohnehin in Programmen, und die sieht man auf einem geteilten Bildschirm genauer als an einem Besuchertisch.

Wenn dir ein Dienstleister wichtig ist, der zur Besprechung ins Haus kommt, bist du bei mir falsch, und das ist völlig in Ordnung. Es gibt in Hamburg genug Anbieter, die das anders halten.

Was die Stadt trotzdem ändert, ist der Teil, den Nähe wirklich ausmacht, nämlich die Kenntnis der Abläufe. Was in einer Spedition an der Elbe anfällt, was ein Trockenbauer aus Harburg abends noch schreiben muss und wie eine Ausschreibung im Norden geprüft wird, weiß man aus Projekten von hier und nicht aus einer Vorlage. Die Betriebe weiter unten auf dieser Seite sind genau das.

Dazu kommt das Unaufgeregte: gleiche Zeitzone, gleiche Sprache, eine Anschrift ein paar Minuten südlich der Stadtgrenze, die du im Handelsregister nachsehen kannst. Für die meisten Betriebe zählt das mehr als die Frage, wer im Besprechungsraum sitzt.